C-Ship - Privacy Policy

Politique de respect des Données à caractère personnel pour la collecte des informations dans le cadre de l’inscription aux activités C-SHIP

English version below

Responsable de traitement : Le département ICHEC de l’ASBL Haute Ecole ICHEC - ECAM – ISFSC, dont le siège social est Boulevard Brand Whitlock 6, 1150 Bruxelles (ci-après l’ICHEC), et dont le délégué à la protection des données est Jacques Folon (dpo@ichec.be).

L’ICHEC s’engage à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de ses activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons lors de la gestion de votre inscription. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données personnelles.

En acceptant la présente Politique, en utilisant les services du Département ICHEC, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique.

Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations, sont : Informations personnelles :

• Nom, prénom
• Adresse mail
• Nombre de personnes accompagnantes
• Tranche d’âge
• Organisation
• Pays
• Rôle ou fonction

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour :

1. Organiser les activités C-Ship, et communiquer avec vous dans ce cadre,
2. Solliciter votre participation à des enquêtes scientifiques ou statistiques menées par des chercheurs ou des services de recherche, dont l’intérêt du travail est reconnu par l’ICHEC,
3. Vous envoyer des informations sur les événements organisés par le département ICHEC et ses partenaires (y compris une newsletter dont vous pouvez toujours vous désabonner)
4. Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction, et rédiger des rapports d’activités des webinars.
5. Vous informer des actualités et activités de la Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, en ce compris les formations actuelles et futures, forums, discussions, séminaires, rendez-vous et autres événements, vous permettre d’y participer, et gérer ces activités. Certaines de ces activités font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel,
6. Résoudre les réclamations,
7. Gérer les demandes d’accès, de rectification, etc.,

8. Nous conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à l’anti-blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).

Nous vous signalons que des photos et des vidéos pourront être prises pendant les activités C- Ship, pour illustrer des rapports d’activités, des articles scientifiques émis dans le cadre de recherches, à des fins de communication, de promotion, d’obtention de financement. Dans ce dernier cas, les photos et vidéos ne seront utilisées qu’avec l’accord express des personnes concernées.

Si vous ne désirez pas être pris en photo, signalez-vous lors de votre arrivée à l’activité. Les bases légales des traitements sont les suivantes :

• Pour les finalités 1 à 6 : Le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait),
• Pour la finalité 7 et 8 : Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.

Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.

L’ICHEC peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :

• La Haute Ecole ICHEC - ECAM – ISFSC, l’ASBL ICHEC, l’ASBL ICHEC

Coopération internationale et l’ASBL ICHEC Alumni.

• Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale et notamment dans le cadre de subsidiation et d’audit (Région bruxelloise, Fonds européens, etc)
• Les fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.

L’ICHEC ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne.

L’ICHEC prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez

avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.

Quand l’ICHEC fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

L’ICHEC prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.

Les données personnelles seront conservées cinq ans après votre dernière participation à l’une de nos activités.

Les photos d’ambiance sont conservées sans lien avec des données personnelles uniquement à des fins d’archivage historique de l’institution.

Si vous fournissez des Données à caractère personnel au Département ICHEC en ce qui concerne d’autres individus, vous consentez : (a) à informer l’individu du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’individu conformément aux termes de la présente Politique.

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse mail DPO@ichec.be en prouvant votre identité au moyen d’une copie recto de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.

Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et des exigences légales. Nous vous informerons de ces éventuelles modifications.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

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Personal data compliance policy for collecting information as part of registering for the C-Ship activities

Data controller: The ICHEC department of the ASBL Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, whose head office is Boulevard Brand Whitlock 6, 1150 Brussels (hereinafter ICHEC), and whose data protection officer is Jacques Folon (DPO@ichec.be).

ICHEC is committed to respecting the privacy of people it meets in the course of its activities.

This Personal Data Compliance Policy (hereinafter the Policy) describes how we manage the Personal Data we collect when managing your registration. We process your personal data in accordance with all applicable regulations regarding the protection of personal data.

By accepting this Policy, by using the services of the ICHEC Department, you acknowledge and accept the terms of the Policy as well as the processing and transfers of Personal Data which will be carried out in accordance with the Policy.

The Personal Data that we collect as part of our webinar activities are: Personal information:

• Last name First Name
• Mail address
• Number of accompanying people
• Age range
• Organization
• Country
• Role

We use this Personal Data to:

1. Organize the C-Ship activities, and communicate with you in this context,

2. Request your participation in scientific or statistical surveys carried out by researchers or research services, whose work interest is recognized by ICHEC,

3. To send you information about events organised by the ICHEC department and its partners (including a newsletter which you can always unsubscribe from)

4. Conduct market surveys and analyzes, including satisfaction surveys, and write webinar activity reports.

5. Inform you of the news and activities of the Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, including current and future training, forums, discussions, seminars, meetings and other events, allow you to participate, and manage these activities. Some of these activities are subject to additional terms and conditions which may contain additional information relating to the way in which we use and disclose your Personal Data,

6. Resolve complaints,

7. Manage requests for access, rectification, etc.,

8. Comply with applicable laws and regulatory obligations (including laws outside your country of residence), such as those relating to anti-money laundering and terrorist financing, comply with legal process and respond to requests from public governmental authorities (including those outside your country of residence).

We would like to highlight that photos and videos may be taken during the webinars, to illustrate scientific articles published in the context of research and for communication and promotion purposes. In the latter case, the photos and videos will only be used with the express consent of the persons concerned.

If you do not wish to be photographed, please let us know at the beginning of the activity.

The legal bases for processing are as follows:

• For purposes 1 to 6: The consent of the related person who has, at any time, the right to withdraw his consent (without this compromising the lawfulness of the processing based on the consent made before this withdrawal),
• For purpose 7, 8: Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject.

If we were to process Personal Data for purposes other than those established in this article, we will give you information on this new purpose as well as any other necessary information before starting the new processing.

We do not use decision-making techniques based on automated processing that produce legal effects concerning the data subject or significantly affect them.

ICHEC may make Personal Data accessible to the following persons and entities:

• TheHauteEcoleICHEC-ECAM-ISFSC,theASBLICHEC,theASBLICHECInternational Cooperation and the ASBL ICHEC Alumni.
• Government authorities and third parties involved in legal action or by virtue of a legal obligation, and in particular in the context of subsidization and auditing (Brussels region, European funds, etc.)
• External third-party service providers such as insurance companies, surveyors, computer systems service providers, support, hosting, print service providers and other similar third party vendors and contracted service providers who we assist in the accomplishment of our activities.
• Other third parties with whom we may share Personal Data in the context of a current or proposed reorganization, merger, sale, joint venture, transfer, portfolio transfer or other transaction related to all or part of our business.

ICHEC does not transfer your data outside the European Union.

ICHEC takes the appropriate technical and organizational measures that are in accordance with applicable privacy and data protection laws. If you have reason to believe that your interaction with us is no longer secure (for example, if you feel that the security of your Personal Data that you may have with us may have been compromised), please let us know immediately.

When ICHEC provides Personal Data to a service provider, the service provider will be carefully selected and must use appropriate measures to ensure the confidentiality and security of the Personal Data.

ICHEC takes reasonable measures to ensure that the Personal Data processed are reliable for the intended use, and as precise and complete as necessary to carry out the objectives described in this Policy.

Personal data will be kept for five years after your last participation in one of our activities.

Ambience photos are kept unrelated to personal data only for the historical archiving of the institution.

If you provide Personal Data to the ICHEC Department with respect to other individuals, you agree: (a) to inform the individual of the content of this Privacy Policy, and (b) to obtain the